会议活动规划要点

会议活动规划要点----会议服务人员培训交流材料分享   

[b]会议活动规划要点(上)[/b]  1) 精心设计规划主题:  针对会议活动定位,为未来会议活动发展的主轴、方向、推动的重点及主题而设计规划,以吸引较多的参与者。   2)协助国际竞标资料搜索:  要参与国际竞标需要各类完整的信息,例如举办条件、服务措施和环境、支持信函、预算等,都要先规划好。   3)规划完整的竞标执行计划:  如何想国际会议委员会报告,准备什么资料什么是你的城市最核心的竞争里?),如何争取各个代表的支持,同时又竞标成功。  4)协作筹设工作委员会:  筹办会议有许多细节工作,因此交付各工作小组的分工职务、组织图、工作权责及各个工作委员会的联系及筹备会议召开,都应先行考虑。  5)决定会议名称及日程:  任何会议的举办时间都应与其他地区或世界会议错开,一避免时间重复,同时也容易吸引更多与会者参加,当然,会议名称也很重要。  6)规划会议办理模式及做法:   这样才能正确且有目的的开始筹办会议事务和工作。   7)详细评估并提交预算  整体会议所需的预算是会议成败的关键因素,各项预估细目、需求数量、日程及运作方式,都影响预算的编制和评估。   8)经费来源:  各项会议的收入来源,所占比例以及什么时候会到帐。   9)建立募款机制:  许多会议的召开都有赖于充足的经费,但是如何募款,对象如何寻找?是不是该编制募款说明书?寻求赞助的做法应该如何开展?都应该规划清楚。  10)建立大会收支程序:  要办理国际会议当然要开立外汇收支帐户,但如何开立?收支帐款如何操作?都应该有合理程序,确保会议顺利推动。  11)确认专业会议策划顾问:   一场圆满成功的国际会议,绝对需要聘请有经验的专业人士或公司提供策划支持。  12)会议场地搜索和勘察:   要选择度假村、市区会议中心、还是大学?需要多大的面积?有多少分组房间空间尺寸合适与否?  13)确认场地及周边条件:   会议场地需要相当多的配合条件,诸如交通状况如何?是否有配套的影音条件?服务质量怎样?  14)确认整体会议流程:   会议的议程及操作程序都应该先行安排妥当,自然比较容易推动各项筹备工作,并能吸引与会者。  15)规划各类配合活动:   会议可能附加许多相关活动,比如开闭幕典礼、接待酒会、参观旅游等,这些都是会议筹备的规划重点。  16)确定演讲人及演讲方式:   国际会议的演讲人

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